Ordnung: Wie Sie das Chaos dauerhaft unschädlich machen
Ordnung ist das halbe Leben. An diesem Satz ist etwas dran, denn sie erleichtert die andere Hälfte des Lebens ungemein. Wir verbringen häufig viel zu viel Zeit mit dem Suchen nach Dokumenten. Das Aufräumen beschäftigt uns oft stundenlang, wenn wir wieder mal etwas schludrig waren. Machen Sie sich daher zum Ziel, Ordnung zu schaffen und diese aufrecht zu erhalten.
Hierfür benötigen Sie ein System, auf das Sie sich verlassen können und das Sie verstehen. Es nützt hier nichts, einfach blindlings die Systeme anderer Menschen zu übernehmen. Es muss etwas sein, das auf Sie zugeschnitten ist und mit dem Sie klarkommen. Ich möchte Ihnen daher an dieser Stelle einige Tipps geben, wie so ein Ordnungssystem aussehen könnte.
Was für ein Ordnungssystem hätten Sie denn gerne?
Überlegen Sie sich zunächst einmal grundlegend, woraus Ihr Ordnungssystem bestehen soll: Aktenordner, Hängemappen, Schnellhefter, Stehmappen? Es gibt so viele Möglichkeiten, seine Dokumente zu archivieren. Ich möchte Ihnen an dieser Stelle aber einen Tipp geben: Wenn Sie flexibel und schnell Ordnung halten möchten, sollten Sie Stehmappen oder Hängemappen verwenden. Beide haben den Vorteil, dass Sie in einer Box hängen bzw. stehen und oben offen sind. Sie können so ganz leicht Dokumente entnehmen und hineinlegen. Auch kleinere Gegenstände können dort mühelos untergebracht werden. Denken Sie hingegen mal an den Umstand, den Ordner mit sich bringen: Aus dem Regal nehmen, öffnen, Dokumente lochen, an die richtige Stelle einsortieren.
Ein Ablauf, den Sie sich bei derartigen Mappen sparen können. Aufmachen, rein damit, fertig. Es gibt auch noch einmal Unterschiede zwischen Stehmappen und Hängemappen. Stehmappen benötigen deutlich weniger Platz, da Sie keine Hängeschiene erfordern, sondern sich gegenseitig halten. Im Vergleich von Mappe zu Mappe beträgt der Unterschied zwar nur Millimeter, aber wir reden hier ja von 50 bis 100 Mappen. Außerdem ist es viel leichter, die Stehmappen zu transportieren, eben weil Sie ja flacher sind. Sie können sie sogar mit in die Uni nehmen. Bei Hängemappen würde dies komisch und umständlich anmuten. Beide Systeme sind nicht ganz billig, aber in jedem Fall eine Investition wert. Sie sind oft bereits zwischen € 50 und € 100 zu haben.
Ordnung – Wenn dann mit System
Ganz gleich wie Sie sich entscheiden, ob nun Hängemappen, Stehmappen, Ordner oder eine Kombination aus verschiedenen: Schaffen Sie sich eine Struktur, die in Ihr Leben passt. Schaffen Sie sinnvolle Gruppierungen. Das kann entweder eine Mappe für die Uni sein, oder viele verschiedene für jeden Fachbereich und für Verwaltungskram. Erstellen Sie Mappen für Kaufbelege, für (unbezahlte) Rechnungen, für Versicherungsdokumente, für alle Dokumente, die mit Ihrer Wohnung zusammenhängen und vieles mehr. Am ehesten fallen Ihnen diese Gruppen ein, wenn Sie Ihre bisherigen Dokumente sortieren. Weitere Mappen können Sie später ja auch immer noch hinzufügen.
Einen Tipp möchte ich Ihnen aber noch geben: Erstellen Sie unbedingt auch ein A-Z-Register. Entweder in Form von Mappen oder innerhalb eines Ordners. Nicht jedes Dokument lässt sich einem bestimmten Bereich zuordnen bzw. es lohnt sich nicht für jeden kleinen Bereich eine Mappe (außer bei Stehmappen). Diese sollten dann zumindest in einem A-Z-Bereich untergebracht werden können.
Erhalten Sie den Status Quo
Wenn Sie Ihr Ordnungssystem eingerichtet haben, dann empfiehlt es sich natürlich, dieses auch zu nutzen – und zwar regelmäßig. Halten Sie Ordnung auf Ihrem Schreibtisch, indem Sie jeden Abend kurz alles wegräumen. Was Sie pro Abend vielleicht 2 bis 3 Minuten kostet, summiert sich am Monatsende schnell zu einer Stunde; die Lust, aufzuräumen, steigt dabei nicht gerade. Machen Sie sich also ruhig zur Gewohnheit, jeden Abend kurz alles wegzuräumen; dann haben Sie es hinter sich und finden am nächsten Tag einen aufgeräumten Schreibtisch vor.
