Ich werde häufig gefragt, wie man am besten mit täglichen oder wöchentlichen Aufgaben umgeht. Wie man seine Rituale pflegt und neue Gewohnheiten implementiert. Denn das Problem bei allen neuen Dingen, die in unseren Tagesablauf integriert werden müssen, ist die Unzuverlässigkeit unseres Gehirns als Erinnerungsorgan. Manchmal nehmen wir uns vor, ab morgen nun endlich dieses und jenes zu tun — und drei Tage später bemerken wir, das aus dem nächsten Tag, der nun vorgestern heißt, nicht viel geworden ist.

Es handelt sich oft nur um kleine Dinge, die wir einfach nicht in unseren Tagesablauf bekommen. Das liegt meist daran, dass Sie uns — wenn überhaupt — nur indirekt Freude bringen. Sei es das tägliche Rausbringen des Mülls, das allmorgendliche Joggen oder das Führen eines Erfolgstagebuchs. Wir empfinden es als äußerst schwer, diese Dinge umzusetzen und sind frustriert, sobald uns auffällt, dass es wieder einmal nicht geklappt hat.

Viele Wege führen nach Rom

Um dieses Problem zu beseitigen, gibt es verschiedene Wege. Auf der Hand liegen beispielsweise die Möglichkeiten, sich die neuen Aufgaben so lange täglich in den Kalender zu schreiben, bis sie wirklich sitzen. Das hat den Nachteil, dass Sie nicht vergessen dürfen, es für den nächsten Tag einzutragen und dass der Kalender mitunter etwas unübersichtlich werden kann. Es scheint auch aus Effizienzgesichtspunkten nicht besonders sinnvoll, sich jeden Tag für beispielsweise einen Monat dasselbe zu notieren.

Auch wäre es möglich, ein eigenes kleines Büchlein zu führen. Doch das verschwindet lieber und außerdem müsste man sich ja wieder daran gewöhnen, ständig dort hinein zu schauen. Am besten wäre es doch, wenn die täglichen Aufgaben direkt mit dem Kalender verknüpft wären.

Ein ganz neuer Ansatz

Heute möchte ich Ihnen mal einen ganz neuen Ansatz vorstellen, der — wie ich glaube — in dieser Form noch nicht existiert. Wenn doch, dann bitte ich den Erfinder zu entschuldigen, dass wir offensichtlich dieselbe Idee hatten. :-) Meine erste, zugegeben etwas banale Idee war es, einfach einen Notizzettel vorne in den Kalender zu heften. Das erscheint aber nicht sonderlich pragmatisch, da Sie nach einiger Zeit entweder ein wildes durchgestrichenes Chaos vorfinden oder jeden Tag alle neuen Aufgaben erneut auf einen Zettel schreiben müssen.

Es wäre doch viel sinnvoller, wenn Sie die einzelnen Komponenten ohne Probleme austauschen könnten, ähnlich wie Post Its am Monitor oder Zettel an einer Magnettafel. Das funktioniert! Sie benötigen nur ein paar Materialien hierfür. Zunächst hängt es ein wenig davon ab, auf welche Art Sie Zeitmanagement betreiben.

Visitenkartenhüllen & Kärtchen

Bestenfalls gehen Sie nach Trusting Time vor. Sie nutzen am Tag also nur Ihren Kalender, um den Überblick zu behalten — die To-Do-Listen sind lediglich ein Aufgaben-Archiv, aus dem Sie den Kalender immer wieder auffüllen. Idealerweise ist Ihr Kalender auch ein Organizer bzw. hat eine Ringbuchheftung. Hierfür gibt es nämlich diese tollen Business-Card-Hüllen. Kennen Sie die? Die sind meistens bei einem neuen Organizer schon mit dabei, können aber zum Beispiel von der Firma Filofax auch nachgekauft werden. Sie sehen praktisch aus wie Klarsichthüllen mit 6 oder mehr Fächern, um Visitenkarten dort übersichtlich und sichtbar zu sortieren.

Diese Visitenkartenhüllen gibt es auch im DIN-A4-Format für Ordner oder ähnliches. Falls Sie also keinen Organizer verwenden und beispielsweise Ihre To-Do-Listen in einem schmalen Ordner aufbewahren, dann können Sie die täglichen Aufgaben auch dort unterbringen.

Alternative zu Visitenkarten

Wichtig ist nur, dass Sie mindestens eine solche Hülle haben und einen Stapel unbeschriebene Visitenkarten. Hah! Das nächste Problem! Woher bekomme ich unbeschriebene Visitenkarten? Das ist wahrlich nicht ganz so einfach. Soweit ich weiß gibt es diese nur von Firmen wie Avery Zweckform auf DIN-A4-Bögen zum Heraustrennen, die Sie sich mit einem Drucker selbst bedrucken können. Da diese aber für dünnen weißen Karton sehr kostspielig sind, kommen Sie vielleicht nicht für jeden Geldbeutel in Frage.

Es gibt noch eine Möglichkeit, die Visitenkarten sinnvoll zu ersetzen. Welches Format kommt den Visitenkarten denn am nächsten und ist sogar noch etwas schmaler? Das DIN-A8-Format. Und in diesem Format bekommen Sie in praktisch jedem gut sortierten Bürobedarfsladen Karteikarten. Die sind wunderbar stabil und viel günstiger.

So funktioniert’s

Das Prinzip haben Sie bestimmt schon erahnt: Auf jede Kartei- oder Visitenkarte kommt eine Aufgabe, die Sie täglich umsetzen möchten. Möglicherweise noch mit einer Uhrzeit oder einer Bedingung. Diese Karten werden dann in die Hülle einsortiert. Natürlich in jedes Fach nur eine. Idealerweise ist diese Hülle direkt am Anfang Ihres Organizers, so dass Sie sie als erstes sehen, wenn Sie ihn aufschlagen. Sie haben also sofort im Blick, welche Dinge Sie ab heute umsetzen möchten und können diese dann beliebig austauschen und ergänzen.

Ich selbst nutze übrigens einen handelsüblichen Filofax-Kalender in der Größe “Personal” (das ist eigentlich die übliche Organizer-Größe, die ungefähr dem DIN-A5-Format entsprechen dürfte). Ich habe mir ebenfalls von der Firma Filofax solche Visitenkartenhüllen besorgt. Die Hülle hat beidseitig jeweils 3 Fächer, also insgesamt Platz für 6 Aufgaben. In größeren Formaten stehen Ihnen dann dementsprechend mehr Fächer pro Seite zur Verfügung. Ich denke aber, dass für die meisten Fälle eine solche Hülle mit insgesamt 6 Fächern ausreichen sollte.

Zwei Beispielkarten