So bekommen Sie Ihren Kopf frei
Grundlage von vielen Zeitmanagementsystemen ist das Notizbuch. Hierin wird stets festgehalten, was einem durch den Kopf schießt: Termine, Aufgaben, Ideen, etc. Für wahr, dieses kleine Büchlein kann Ihnen einen unglaublichen Ballast abnehmen; das wissen wir nicht erst seit David Allen’s “Getting Things Done”. Instinktiv wussten wir ohnehin schon immer, dass wir uns wichtige Gedanken aufschreiben müssen, um sie nicht zu vergessen.
Schreiben Sie wirklich alles auf
Ich möchte Sie hiermit ermutigen: Schreiben Sie alles auf, und zwar möglichst sofort. Ihr Gehirn ist kein Kalenderersatz. Deshalb erfüllt es diese Funktion auch nur äußerst unzureichend. Wenn wir versuchen, uns selbst an etwas zu erinnern, dann geht das in der Regel schief. Entweder fällt uns die Einkaufsliste mitten im Meeting ein, oder aber wir verwenden so viel Energie an das Darandenken, dass wir zu keinem anderen Denken mehr fähig sind. Beide Varianten sind nicht gerade wünschenswert, oder?
Wenn Sie alle Dinge aufschreiben, die Ihnen im Kopf herumschwirren, dann entlasten Sie sich und Ihr Gehirn. Sorgen Sie also dafür, dass Sie zu jeder Zeit etwas aufschreiben können. Legen Sie an allen Stellen Papier und Stifte aus, an denen Sie sich häufiger aufhalten (Schreibtisch ist selbstverständlich, aber auch Nachttisch oder gar Küche sind empfehlenswert). Führen Sie stets ein kleines, handliches Notizbuch bei sich; so können Sie auch unterwegs alle Gedanken mühelos festhalten.
Ideale Begleiter für unterwegs
Nun werden Ihnen vor allem für unterwegs zahlreiche Alternativen einfallen. Da gibt es Mobiltelefone, Smartphones, PDAs, Netbooks, Diktiergeräte und vieles mehr. Der Gedanke, wie angesagt wir mit diesen technischen Spielereien sind, ist zugegebenermaßen ganz angenehm. Für Technikfreaks sind solche so genannten “Gadgets” ohnehin ein Muss. Überlegen Sie sich aber nach der ersten Euphorie ganz genau, ob diese Geräte wirklich ihren Zweck erfüllen. Möchten Sie wirklich jedes Mal Ihr Netbook hochfahren, wenn Ihnen etwas einfällt? Nehmen Sie Ihr Diktiergerät tatsächlich mit in die Stadt und besprechen Sie es in großen Menschentrauben, oder bleibt es doch im Auto? Wie lange dauert das Starten der Notizsoftware auf Ihrem Smartphone oder — wenn Sie noch ein klassisches Mobiltelefon ohne vollwertige QWERTZ-Tastatur bzw. Touchscreen nutzen — wie lange benötigen Sie, um einige Sätze dort einzutippen?
Überdenken Sie Ihre “Tools”
Wenn Sie diese Geräte-Liste nach und nach durchgehen, werden Sie feststellen, dass ein kleines Notizbuch oftmals die effizienteste Lösung ist. Mir ist zumindest noch niemand begegnet, der schneller etwas mit seinem Mobiltelefon notieren konnte als mit einem kleinen Notizbuch und Stift. Es geht natürlich nicht nur um Geschwindigkeit. Wenn Sie Ihr neues Smartphone über alles lieben, dann macht Ihnen das Notieren damit vermutlich viel mehr Spaß und das rechtfertigt dann auch eine längere Zeitspanne. Ich möchte Sie nur dazu anregen, die für Sie optimale Variante zu wählen, aber dennoch ruhig mal etwas Neues auszuprobieren. Wer weiß, vielleicht sind Sie mit Ihrem iPhone bald schneller als jeder Andere?
Das stetige Aufschreiben ist eine Gewohnheit, die Sie sich unbedingt zu eigen machen sollten. Es ist äußerst zufriedenstellend, nichts mehr zu vergessen. Um sich die befreiende Wirkung des Aufschreibens bewusst zu machen, können Sie einmal folgendes Experiment ausprobieren. Dieses Experiment zeigt Ihnen nicht nur, wie erleichternd das Aufschreiben ist, sondern ist auch ein idealer Start, um sein Zeitmanagementsystem auf den neuesten Stand zu bringen oder mit einem (neuen) System zu beginnen.
Experiment: Entrümpeln Sie Ihren Kopf
Nehmen Sie sich ein paar Stunden Zeit und schreiben Sie alles auf, was Ihnen einfällt. Dies können Termine sein, die Sie noch nicht niedergeschrieben haben, oder Aufgaben, die Sie noch erledigen müssen und natürlich auch Ideen, die ohne das Notieren schnell entfliehen könnten. Falls Sie sich wundern, dass ich von ein “paar Stunden” gesprochen habe: Das war kein Witz, dieses Experiment kann tatsächlich so lange dauern. Für gewöhnlich fallen Ihnen zwar während der ersten 15 Minuten die meisten Dinge ein, aber über einige Stunden werden noch weitere Ideen und Aufgaben eintrudeln, die Sie dann niederschreiben können. Sorgen Sie also nur dafür, dass Sie ein paar Stündchen Ruhe haben und sich auf diese Aufgabe konzentrieren können.
Wenn Sie der Ansicht sind, fertig zu sein, dann genießen Sie diesen Moment der Freiheit. Dieses Gefühl von Sicherheit und Zufriedenheit, dass nun alles ausgesprochen beziehungsweise ausgeschrieben ist und Sie es nicht vergessen werden. Falls Sie sich zunächst gesträubt hatten, dieses Experiment durchzuführen, da Sie sich nicht mit dem großen Berg von Aufgaben auseinandersetzen wollten, wird sich vermutlich noch ein Gefühl dazugesellt haben: Das Gefühl, dass alles doch nicht so schlimm ist, wie Sie zunächst dachten.
Bald werden Sie nicht mehr ohne Ihr Notizbuch können
Es kann schon manchmal beschwerlich sein, sich neue Gewohnheiten anzueignen. Lassen Sie sich hiervon aber nicht entmutigen! Wenn Sie es schaffen wollen, dann werden Sie es auch schaffen. Sobald Sie es 30 Tage durchgehalten haben, ist Ihnen diese Routine automatisch in Fleisch und Blut übergegangen: Jedes Mal, wenn ein wichtiger Gedanke kommt, schreiben Sie ihn nun nieder. Schon bald werden Sie Ihr kleines Notizbuch lieben und gar nicht mehr ohne es können…
