Es ist schon verwunderlich, wie viele Dinge wir tagein, tagaus tun, ohne darüber nachzudenken. Hier hat uns unser Gedächtnis schon eine große Bürde abgenommen; es sorgt dafür, dass wir an Routineaufgaben automatisch erinnert werden. Da dieser Prozess im Hintergrund abläuft, schränkt er uns auch nicht so sehr ein, sondern ist uns viel mehr eine große Hilfe. Stellen Sie sich vor, Sie müssten das tägliche Duschen in Ihren Terminkalender schreiben? Wir haben aber auch regelmäßige Verpflichtungen, die (noch) keine Routine geworden sind. Manche davon werden auch einfach nicht zur Routine, da Sie uns nur im Wochenrhythmus abverlangt werden und eine automatische Erinnerung so recht schwer machen.

Tägliche und wöchentliche Routineaufgaben

So haben wir einerseits Dinge, die wir gerne in unseren Tagesablauf übernehmen würden, es aber einfach nicht schaffen. Zum Beispiel, jeden Abend vor dem Schlafengehen Klarschiff zu machen oder jeden frühen Abend den Müll herunterzubringen (und nicht erst, wenn er beginnt, nach faulen Eiern zu riechen).

Andererseits gibt es aber auch Aufgaben, die nur wöchentlich stattfinden. Diese sind oft besonders schwierig einzuprägen, da die Abstände so groß sind. Leichter wird das nur, wenn Sie ohnehin einmal die Woche etwas ganz Bestimmtes zu einer festen Zeit machen. Dann könnten Sie die Aufgabe möglicherweise damit verknüpfen. Aus dem Stehgreif wird es aber ganz schön schwierig. Es handelt sich hierbei um Dinge, wie Wochenreport schreiben, Lernpensum überprüfen, im Haus Saugen und Wischen und vieles mehr.

Die meisten von uns werden vermutlich einfach versuchen, die Dinge irgendwie in ihren Kopf zu bekommen. Leider — und ich spreche da aus Erfahrung — klappt das nicht immer so gut, wie man sich das vorgestellt hat. Ganz plötzlich liegt der letzte Report drei Wochen zurück und man fragt sich, wo nur die Zeit geblieben ist. Dabei ist es gar nicht nötig, Ihren Kopf damit zu belasten. Viel einfacher geht das mit einer Routineliste. Sie legen eine dauerhafte Liste für “Täglich” an und eine für “Wöchentlich”, auf denen Sie die jeweiligen Aufgaben notieren.

Die beiden neuen Routinelisten

Die “Täglich”-Liste umfasst — wie Sie sicher schon geahnt haben — alle Aufgaben, die Sie täglich ausführen (möchten). Darum hat diese Liste auch nur eine Spalte. Diese ist jedoch unterteilt in ganz viele Zeilen, die die jeweilige Uhrzeit repräsentieren. Prinzipiell sieht sie also aus wie eine Seite in einem Kalender, nur dass sie eben nicht für einen bestimmten Tag gilt, sondern dauerhaft im Einsatz ist.

Die “Wöchentlich”-Liste mutet da schon eher wie ein Stundenplan aus der Schulzeit an. Darauf ist für jeden Wochentag eine Spalte (falls Sie nicht nachrechnen möchten: das ergibt 7 Spalten). Wenn Sie möchten, können Sie die Liste natürlich auch noch mal nach Uhrzeiten aufteilen. Das dürfte aber nicht unbedingt notwendig sein.

Wichtig ist, dass Sie vor allem die wöchentliche Liste nicht als Terminkalender missbrauchen. Das bedeutet, dass nach Möglichkeit keine wichtigen Termine dort eingetragen werden — auch wenn sie wöchentlich stattfinden, wie z.B. Sport. Alle Termine kommen natürlich nach wie vor in den Kalender, genau wie die bereits feststehenden Aufgaben. Betrachten Sie die Liste als Auffangstelle für alles, was im Kalender keinen Platz findet. Ich kann mir beispielsweise nicht vorstellen, dass Sie sich durch Ihren Kalender daran erinnern, den Müll herunterzubringen. Diese Listen können Sie auch als Routinelisten mit all Ihren Routineaufgaben bezeichnen, die Sie sich gerne angewöhnen möchten. Und Sporttermine sind nun mal keine typischen Routineaufgaben, sondern… nun ja… Sporttermine eben.

Auch hier gilt wieder: Prioritäten setzen!

Der nächste Schritt besteht nun darin, die Listen mit farbigen Markierungen etwas übersichtlicher zu gestalten. Viele Menschen tendieren nämlich dazu, sich gleich viel zu viel vorzunehmen — denn die Listen bieten ja so viel schönen Platz. Nur leider klappt das dann aus einem mir völlig unerfindlichen Grund nicht. Wie dem auch sei, Sie sollten unbedingt Prioritäten setzen. Nehmen Sie sich einen grünen Marker, einen gelben und einen roten. Sie markieren nun alle wichtigen Routineaufgaben mit rot, die nicht ganz so wichtigen mit gelb und die eher unwichtigen mit grün. Oder andersherum — wie es Ihnen am besten gefällt.

Wenn Sie jetzt einmal im Stress sind und beim besten Willen nicht alles schaffen können, was Sie sich dort zusätzlich eingetragen haben, dann kümmern Sie sich eben nur um die roten (die wichtigen) Punkte. So stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Hauptanliegen immer erfüllen, sich aber nicht mit Ihren Plänen überfordern. So können Sie am Abend auch gut überprüfen, ob Sie alle wichtigen Dinge zu Ihrer Zufriedenheit erledigt haben. Wenn Sie da auf eine einfarbige Liste mit 10 Punkten schauen würden, dann wären 2 erledigte Aufgaben vielleicht etwas mager. Sind diese beiden Aufgaben hingegen die einzigen roten für den Tag, so ist das doch schon ein recht gutes Gefühl — meinen Sie nicht?

Die Listen in Ihr Zeitmanagementsystem integrieren

So, aber wie integrieren Sie diese Liste denn jetzt möglichst sinnvoll in Ihr Zeitmanagementsystem? Ich gehe einfach mal davon aus, dass Sie das System von Trusting Time anwenden. Wenn nicht, ist das auch nicht schlimm, denn es dürfte überall ganz ähnlich implementiert werden können. Die einzelnen Punkte der Liste sind — wie bereits oben erwähnt — nicht wirklich kalendertauglich. Sie dienen also viel mehr Ihrer Übersicht am Tage. Daher sollte die Dauerliste auch immer in Reichweite Ihres Tageskalenders aufbewahrt werden, damit Sie immer gleich einen Blick darauf werden können. Die Listen gelten gegenüber dem Kalender subsidiär — das bedeutet, sie treten erst in Aktion, wenn gerade nichts vom Kalender erledigt werden muss.

Dies machen wir deshalb so, weil die Routineaufgaben in aller Regel nicht so wichtig sind wie der sonstige Tagesablauf. Falls Sie die Aufgaben auf den Routinelisten einmal nicht schaffen, dann ist das halb so wild. In Ihren Kalender sollten aber wirklich nur die Dinge, die absolut wesentlich sind und deren Abarbeitung Sie sich am Abend vorher explizit vorgenommen haben. Wenn es Ihnen hilft, können Sie die Routineaufgaben aber übergangsweise in Ihren Kalender eintragen, bis Sie besser mit der externen Liste zurechtkommen. Während der Abendroutine können Sie dann, nachdem Sie all Ihre Termine und Aufgaben (und das Schöne, worauf Sie sich freuen können) eingetragen haben, den Kalender mit Routineaufgaben ergänzen. Oder Sie tragen sich einfach pro Tag dreimal ein: “Routinelisten beachten!”

Auch hier gilt allerdings wieder, dass Sie nur 60% Ihrer Zeit verplanen sollten. Achten Sie darauf, diese Grundregel nicht durch zu viele Routineaufgaben zu brechen. Dafür haben Sie ja nun die farbigen Markierungen, durch die Sie schnell das Wichtige vom Unwichtigen trennen können.