Schreiben Sie Ihre Pläne eigentlich auf?
Ob im Job, im Haushalt oder bei den Finanzen: Wenn der Berg zu groß wird, höre ich oft: “Ich musste mir jetzt erst mal einen Plan machen, um irgendwie mit der ganzen Situation klarzukommen.” Durch meine anschließende Frage, ob dieser Plan denn auch aufgeschrieben worden ist, ernte ich oft nur ratlose Gesichter. Ich möchte Ihnen daher im Rahmen dieses Artikels erläutern, wie wichtig es ist, seine Pläne zu verschriftlichen und was es dabei zu beachten gibt.
Es ist interessant, dass viele Menschen unter “Pläne machen” verstehen, dass sie diese lediglich in ihrem Kopf erstellen. Zunächst einmal belasten derartige “Kopfpläne” Ihren Denkapparat nur. Wenn der Plan einfach wäre, bräuchten Sie diesen vermutlich gar nicht erst. Und einen komplizierten bzw. detaillierten Plan im Kopf zu behalten, wird nur schwerlich gelingen.
Außerdem gibt es noch einen weiteren Grund, seine Pläne zu notieren: Die Chance, dass Sie diesen einhalten, steigt enorm. Was nur in unserem Kopf existiert erscheint uns als nicht verbindlich. Entweder vergessen wir es schon bald oder wir halten uns einfach nicht mehr daran. Wenn Sie hingegen alles schwarz auf weiß notieren, dann vergessen Sie es nicht und werden sich auch eher daran halten.
Diese 10 Tipps helfen Ihnen garantiert beim Erstellen Ihrer Pläne
Einige Dinge sollten Sie unbedingt beachten, wenn Sie sich einen schriftlichen Plan machen. Hier sind 10 Tipps, die Sie sofort umsetzen können!
- Bleiben Sie realistisch! Ein Plan, den weder Sie noch jemand anderes einhalten kann, ist schon von vornherein zum Scheitern verurteilt. Machen Sie lieber langsam und erstellen Sie einen Plan, den Sie auch tatsächlich verwirklichen können.
- Ihr Plan sollte fein genug sein — aber nicht zu fein. Es ist sinnvoll, auch alle Teilaufgaben, die erledigt werden müssen, zu notieren. Jeder einzelne Schritt, der für diese Aufgaben nötig ist, könnte jedoch den Rahmen sprengen. Wenn Sie sich wichtige Schritte notieren wollen oder müssen, achten Sie darauf, nicht mehr als 3 Schritte pro Aufgabe zu notieren.
- Notieren Sie hinter jeder Aufgabe, wie viel effektive Arbeitszeit Sie hierfür benötigen. Dies erleichtert die Planung ungemein. Achten Sie aber auf Pufferzeiten! Wenn Sie wirklich nur die “nackte” Arbeitszeit berechnen, könnten Sie auf Probleme stoßen. Überlegen Sie sich, wie lange Sie wohl für diese Aufgabe brauchen, wenn Sie konzentriert und recht zügig arbeiten. Dann verdoppeln Sie diese Zeit. Durch diese Faustformel sollten Sie einen einigermaßen realistischen Wert erhalten.
- Legen Sie nicht bereits die einzelnen Tage fest, an denen Sie die jeweiligen Aufgaben erledigen möchten. Wenn Sie beispielsweise die nächsten 4 Wochen durchplanen und mal 1 oder 2 Tage durchhängen (was durchaus normal ist), dann hängt plötzlich Ihr ganzer Plan in den Seilen. Machen Sie sich also Tagespäckchen. Verpacken Sie alle Aufgaben zu kleinen Päckchen, für die Sie jeweils einen (Arbeits-)Tag benötigen. Jedes erledigte Päckchen streichen Sie durch. Am Abend, wenn Sie Ihren nächsten Tag planen, kommt dann das jeweils nächste davon in Ihren Terminplaner.
- Planen Sie genügend Zeit für die einzelnen Aufgabenpäckchen ein! 14 Tage für 14 Päckchen ist eindeutig zu wenig. Im Idealfall beträgt die Anzahl der Päckchen 60% von der Anzahl der Tage. Beispiel: 60 Aufgabenpäckchen bei 100 Tagen Zeit zur Erledigung sind ideal.
- Notieren Sie, wie viele Tage Sie maximal “schludern” dürfen. Dafür nehmen Sie ganz einfach die Anzahl der zur Verfügung stehenden Tage und ziehen die Anzahl der Aufgabenpäckchen ab. Machen Sie für jeden Tag ein kleines Kästchen. Jedes Mal, wenn Sie Ihr Tagespensum nicht geschafft haben, kreuzen Sie eines davon an. So behalten Sie den Überblick, wie oft Sie sich das Schludern noch leisten können. (Manche Menschen verleitet dies jedoch erst dazu, öfter die Beine hochzulegen als sie sollten. Wenn Sie dazugehören, dann sollten Sie diesen Tipp aussparen und sich selbst im Ungewissen lassen. Das kann zusätzlich motivieren.)
- Wenn Sie zu wenig Zeit zur Verfügung haben, dann haben Sie natürlich wenig Möglichkeiten. Versuchen Sie, die Deadline nach hinten zu verschieben, die Aufgaben zu kürzen oder sich kurzfristig größere Aufgabenpäckchen zuzumuten. Wenn möglich, delegieren Sie einige Aufgaben.
- Bei Finanzplänen bietet es sich an, auch ein Worst-Case-Szenario zu erstellen. Wie würde Ihr Plan aussehen, wenn gewisse Einnahmen wegfallen oder weitere Ausgaben getätigt werden müssen, z.B. weil etwas Wichtiges kaputt geht. Wenn Sie einen Good-Case-Plan und einen Worst-Case-Plan haben, wird der tatsächliche Verlauf irgendwo in der Mitte zwischen diesen beiden liegen. Sie sind aber zumindest auf das Schlimmste vorbereitet.
- Auch ein Haushaltsplan sollte unbedingt notiert werden. Wenn Sie einiges an Hausarbeit vorhaben, dann ist es sehr wichtig, dass Sie alle erforderlichen Schritte notieren, ganz so als würden Sie ein wichtiges Projekt in Angriff nehmen. Die obigen Tipps gelten also entsprechend. Achten Sie auch darauf, rechtzeitig Einkäufe zu tätigen, falls Sie für die jeweiligen Aufgaben bestimmte Dinge benötigen: z.B. spezielle Putzmittel oder gar ganze Abfallmulden.
- Kontrollieren Sie regelmäßig Ihren Plan. Wie weit sind Sie bereits gekommen, was steht noch aus? Sind möglicherweise manche Aufgaben bereits hinfällig geworden, weil Sie diese beispielsweise nicht mehr als wichtig erachten oder ein Kollege sie schon für Sie übernommen hat? Dann streichen Sie sie! Belohnen Sie sich auch, wenn Sie bestimmte “Meilensteine”, die Sie vorher festgelegt haben, erreichen. Das motiviert und beflügelt Sie, weiterzumachen.
Es gibt viele Möglichkeiten, seine Pläne wirklich in die Tat umzusetzen. Der wichtigste davon ist: Schreiben Sie alles auf! Dann wird es schon gutgehen. :-)
