Der Karteikasten als To-Do-Liste
Ich möchte Ihnen heute eine etwas andere Art der To-Do-Liste präsentieren. Bisher hat man seine Aufgabe üblicherweise auf Listen notiert, vielleicht auch in Heften, Büchern oder auf Mindmaps. Das ist ja alles schön und gut, aber wer sagt eigentlich, dass der Kreativität hierbei Grenzen gesetzt sind? Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, Ihre To-Do-Liste in einen Karteikasten zu verlagern? Ich erkläre Ihnen in diesem Artikel, wie das aussehen könnte und ob das überhaupt praxistauglich ist.
Das Grundprinzip
Anstatt einer Liste oder eines Buches ist nun der Karteikasten das neue Heim Ihrer Aufgaben. Strukturiert werden diese durch verschiedene Registerreiter. Jede Aufgabe kommt hierbei jeweils auf eine einzelne Karte, auf der Rückseite stehen dann Zusatzinformationen. Abends schauen Sie dann all Ihre Karten durch und überlegen sich, welche Aufgaben Sie für den nächsten Tag einplanen könnten.
Nach Prioritäten sortieren
Eine sinnvolle Möglichkeit die Aufgaben zu strukturieren besteht darin, sie nach Prioritäten zu sortieren. Hierzu reichen dann schon drei Registerreiter bzw. Registerkarten, eine für Priorität 1, eine für 2 und eine für 3. Trusting Time entsprechend steht jede Priorität für eine Tageszeit. Sie wissen dann bei Ihrer abendlichen Planung: Alles, was Sie unter 1 einsortiert haben, erledigen Sie am Morgen; alles unter 2 am Nachmittag und alles unter 3 am Abend. Falls Sie ein Nachtmensch sind, dann gilt das entsprechend umgekehrt.
Diese Einteilung ist insofern sinnvoll, da Sie der Priorität der Aufgaben genügend Beachtung schenken, sich jedoch nicht nur auf die allerwichtigsten Aufgaben versteifen (denn wenn der Morgen vorbei ist, dann kommen die Aufgaben zweiter Ordnung an die Reihe). Das entspricht dem System von Trusting Time.
Nach Kontexten sortieren
Wenn Sie nun eher dem GTD-Ansatz von David Allen folgen, dann kann es für Sie praktischer sein, wenn Sie Ihre Aufgaben nach Kontexten ordnen. Für alle nicht GTD’ler: In kontextbezogenen To-Do-Listen werden die Aufgaben nach Ihrer jeweiligen Umgebung sortiert. Alle Aufgaben, für die Sie telefonieren müssen, kommen in die Rubrik “Telefon”, Büroaufgaben in die Kategorie “Büro” und z.B. heimische Putzaktionen in “Zuhause”. Genau so gibt es noch Rubriken wie etwa “Erledigungen” oder “Computer”. Die Aufgaben werden also immer nach der Umgebung strukturiert, die nötig ist, um diese auszuführen.
Falls Sie diesem Ansatz folgen möchten, können Sie den Registerkarten natürlich die entsprechenden Kontexte zuweisen. Sie sehen, das Karteikastensystem ist sehr flexibel.
Gar keine Sortierung verwenden
Natürlich ist es auch möglich, gänzlich auf eine Sortierung zu verzichten, also gar keine Registerkarten zu verwenden. Dies ist ratsam, wenn Sie weder viel von Prioritäten noch von Kontexten halten und der Meinung sind, dass alle Aufgaben gleich wichtig sind. Wenn Sie das für sich bisher so gehandhabt haben und gut damit klarkommen, dann ist das mit Sicherheit eine überlegenswerte Alternative.
Eine weitere Überlegung ist, dass man ja ganz automatisch sowieso die Dinge macht, die man machen möchte oder zwingend machen muss. Viele können sich auch durch eine entsprechende Strukturierung nicht dazu bringen, Aufgaben zu erledigen, die sie eigentlich nicht erledigen möchten und die vielleicht auch nicht so wichtig sind. Eine Sortierung kann dann entfallen, da man sich bei der Auswahl auf sein Gefühl verlässt. Ich empfehle diese Methode allerdings nicht; für den ein oder anderen mag sie aber zum Erfolg führen.
Die Rückseite der Karten
Einen großen Vorteil hat das Karteikastensystem: Es ist nicht nur ein kreativerer Ansatz als eine typische Liste, Sie haben auch viel mehr Platz für Notizen — nämlich die gesamte Rückseite. Da wäre es sicherlich ratsam, dieser eine Struktur zu verleihen.
Notieren Sie beispielsweise, wie viel Zeit Sie für diese Aufgabe zur Verfügung haben (Deadline) und wie viel Zeit diese vermutlich in Anspruch nehmen wird. Wenn für diese Aufgabe einige Voraussetzungen erfüllt sein müssen oder diese auf verschiedenen Unteraufgaben besteht, können Sie auch dies auf der Rückseite notieren. Wenn möglich sollten Sie sich ein Universalschema überlegen, welches Sie dann grundsätzlich bei allen Karteikarten anwenden. So behalten Sie besser den Überblick und finden sich schneller zurecht.
Vorteile & Nachteile
Der Vorteil des Karteikastensystems ist die hohe Flexibilität. Ein Kasten genügt, weil Sie, wenn er voll ist, einen größeren nutzen könnten. Eine Liste ist jedoch schon bald voll und wenn Sie diese nicht Stück für Stück abarbeiten sondern mal hier und mal dort, dann haben Sie irgendwann ganz viele Listen. Auch kann man einen solchen Karteikasten wunderbar strukturieren, was die oben gezeigten Methoden verdeutlichen. Die Prioritäten-Methode und die Kontextmethode können übrigens auch kombiniert werden. Als oberste Ordnung sollten hierbei die Prioritäten dienen, als untere Ordnung die Kontexte. Dies empfiehlt sich, wenn Sie recht viele Aufgaben bewältigen müssen. So können Sie ganz schnell zu jeder Priorität genau die Aufgaben heraussuchen, die Sie zu der Zeit auch vom Kontext her erledigen können. Einen weiteren Vorteil habe ich weiter oben schon einmal genannt: Die Rückseite bietet viel Platz für weitere Details.
Viele Nachteile hat dieses System nicht, zwei könnte man jedoch nennen. Erstens hat dieses System ein relativ hohes Papieraufkommen, da es nur sinnvoll angewendet werden kann, wenn Sie jeder Aufgabe eine Karteikarte gönnen — so klein diese Aufgabe auch ist. Zweitens ist der Kasten eher ungeeignet, wenn Sie Ihre To-Do-Liste oft mitnehmen müssen. Wenn Sie gemäß Trusting Time Ihr Zeitmanagement betreiben, dann planen Sie ohnehin nur abends den kommenden Tag, also sollte der Mobilitätsfaktor nur eine geringe bis gar keine Rolle spielen. Das Papieraufkommen ist auch relativ, vor allem wenn man bedenkt, wie viel Raum die Karteikarten für Zusatzinformationen bieten.
Fazit
Probieren Sie es doch einfach mal aus! Vor allem, wenn Sie nun ohnehin einen Rundumschlag machen müssten, was Ihr Zeitmanagement angeht, können Sie diese Zeit nutzen, um etwas Neues zu testen. Mit den oben genannten Tipps sollte das problemlos gelingen. Viel Erfolg!
