Kalender oder To-Do-Liste?
Zeitmanagementsysteme scheinen vor allem eines gemeinsam zu haben: Sie sind komplex. Nun ja, dies lässt sich sicherlich darauf zurückführen, dass sie vielen Anforderungen gerecht werden und in allen denkbaren Situationen funktionieren müssen. Für den Nutzer jedoch bleibt der fade Beigeschmack, dass es zunächst erst mal unübersichtlich wird. Hierzu trägt vor allem der ewig währende Konflikt zwischen Kalender und To-Do-Liste bei. Die einen kommen mit einem Kalender allein zurecht, andere nutzen sogar nur eine To-Do-Liste, der Großteil jedoch verwendet beides parallel. Denn die meisten Zeitmanagementsysteme verlangen eine Kombination dieser beiden Werkzeuge.
Die To-Do-Liste — eine “List on Demand”?
Doch wie sollen Sie bloß noch den Überblick behalten? Der Kalender ist überfüllt mit Terminen und dann liegen da noch 7 verschiedene To-Do-Listen, die “zwischendurch” abgearbeitet werden sollen. Die To-Do-Liste wird also zum Bedarfsinstrument degradiert. Das ist auch einer der Gründe, weshalb wir es nie schaffen, sie gänzlich abzuarbeiten. Sie wird immer nur dann herausgekramt, wenn gerade mal “etwas Zeit” ist. Interessanterweise haben wir diese aber heutzutage kaum noch, diese kleine Freizeit zwischendurch. Wir hetzen von Termin zu Termin und wenn wir dann gerade mal etwas Zeit hätten, um vielleicht ein paar Telefonate vom Handy aus zu führen, haben wir natürlich unsere To-Do-Listen nicht mitgenommen. Wer konnte schon ahnen, dass man wirklich Zeit dafür finden würde?
Endlich frei — trotz To-Do-Liste
Ich habe mich im Sinne von Trusting Time daher bewusst gegen diese Bedarfslisten entschieden. Mir ist natürlich vollkommen bewusst, dass ein Zeitmanagementsystem ohne To-Do-Listen nur schwerlich funktionieren kann. Klar, man könnte alle Aufgaben von vornherein in seinen Kalender schreiben. Aber hat man sich erst mal für eine Woche alle Aufgaben eingeteilt und hinkt dann 2 Tage mit der Erledigung hinterher, hat man sein “System” auch schon wieder an die Wand gefahren.
Meine Lösung ist eine andere. Sie führen zwar To-Do-Listen (drei Stück, um präzise zu sein), Sie sind aber nicht von ihnen abhängig. Jeden Abend setzen Sie sich gemäß Trusting Time einige Minuten hin und planen Ihren nächsten Tag. Sie tragen zunächst Ihre Termine in Ihren Kalender ein sowie ein paar weitere Dinge. Außerdem planen Sie bereits Ihre Aufgaben für den nächsten Tag. Denn die Erfahrung zeigt: Alles, was man nicht einplant, wird auch nicht erledigt. Das Planen ist zwar noch keine Erfolgsgarantie, aber zumindest erhöht es die Chance, dass die Dinge erledigt werden, drastisch.
Mal einen Tag nichts geschafft? Kein Problem!
Da Sie bei Trusting Time grundsätzlich (Ausnahmen bestätigen die Regel) nur den nächsten Tag planen, kommen Sie auch nicht in Bedrängnis, wenn Sie mal einen Tag überhaupt nichts geschafft haben. Die unerledigten Aufgaben werden dann einfach auf den nächsten oder übernächsten Tag übertragen und Sie sind wieder im grünen Bereich. Sie sehen also, die To-Do-Liste spielt bei Trusting Time nur eine untergeordnete Rolle. Sie ist sozusagen ein Archiv all Ihrer Aufgaben, die noch erledigt werden müssen. Diese kommen dann der Reihe nach in Ihren Kalender und werden so zielstrebig abgearbeitet.
Im Stress wird sich dieses System doppelt auszahlen
Ein weiterer Vorteil dieses Systems zeigt sich, sobald Sie in Stress geraten. Waren Sie schon einmal in Zeitdruck und wussten, dass Sie noch irgendetwas vorher oder auf dem Weg zum Termin erledigen mussten — aber Sie konnten Ihre To-Do-Listen nicht finden? Möglicherweise sind Sie auch unterwegs und hatten Sie gar nicht mitgenommen. Dadurch dass Ihre Termine und Aufgaben nun beide in Ihrem Kalender stehen, benötigen Sie im Ernstfall auch nur diesen. Man kann sagen, Ihre vollständige Kommandozentrale befindet sich in Ihrem Kalender. Damit behalten Sie auch in stressigen Situationen den Überblick und wissen stets genau, was zu tun ist.
To-Do-Listen sind also grundsätzlich nichts Schlechtes und müssen das Chaos auch nicht notwendigerweise vorprogrammieren. Wenn Sie richtig eingesetzt und ernst genommen werden, sind sie ein unabdingbares Instrument, um endlich alle Aufgaben erledigt zu bekommen.
